Teknologi

Privasi karyawan dan penyadapan di tempat kerja

Banyak usaha kecil dan menengah (UKM) tidak terbiasa dengan Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik Federal (“ECPA”). Undang-Undang Perlindungan Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) membahas intersepsi dan pemantauan komunikasi elektronik: percakapan telepon, pesan suara, email, percakapan pesan instan, dan interaksi online lainnya termasuk dalam ikhtisar ECPA. Pelanggaran Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik dapat dihukum dengan denda atau hingga lima tahun penjara; Siapa pun yang terpengaruh oleh pelanggaran Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) diizinkan untuk mengajukan klaim kompensasi yang adil yang mencakup kerusakan dan biaya pengacara hingga $10.000. Karena banyak usaha kecil dan menengah memantau dan mencegat komunikasi elektronik karyawan mereka, memahami pengecualian penggunaan bisnis berdasarkan Electronic Communications Privacy Act (ECPA) dapat mengurangi risiko paparan hukum terhadap klaim ECPA yang dibuat oleh karyawan.

Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) memperluas perlindungan federal atas komunikasi karyawan di tempat kerja tetapi perlindungan ini terbatas. Pengusaha seharusnya ingin memantau komunikasi elektronik untuk memastikan kontrol kualitas, melindungi kekayaan intelektual, menyelidiki insiden pelanggaran, dll. Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik memberikan “pengecualian penggunaan bisnis” untuk memungkinkan pemilik bisnis melakukan hal-hal ini.

Beberapa aturan tentang intersepsi pengiriman dan pemantauan karyawan di tempat kerja:

persetujuan satu pihak. Intersepsi dan pemantauan diperbolehkan jika pengirim atau penerima setuju sebelum terjadi.

siklus normal. Pengecualian penggunaan bisnis di bawah Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) menentukan bahwa penyadapan atau pemantauan terjadi dalam kegiatan bisnis pemberi kerja yang biasa dan bahwa masalah tersebut merupakan subjek yang menjadi kepentingan pribadi pemberi kerja. Majikan harus menyadari bahwa jika percakapan audio menjadi pribadi, majikan dapat kehilangan pengecualian karena tidak lagi berwenang untuk memantau percakapan tersebut.

Pembatasan peralatan. Majikan hanya dapat memantau dan mengklik peralatan yang mereka miliki yang digunakan dalam kegiatan rutin bisnis majikan.

surel. Pengusaha memiliki hak untuk memantau dan mengakses komunikasi email karyawan yang tersimpan di aset mereka (workstation dan server klien). Ini sulit karena pemberi kerja tidak memiliki hak untuk memantau atau mengakses email yang dihosting oleh pihak ketiga (seperti AOL atau MSN), meskipun komunikasi tersebut dapat melintasi jaringan perusahaan.

Saran UKM untuk tetap mematuhi Electronic Communications Privacy Act (ECPA) berkisar pada pembuatan kontrol manajemen (kebijakan) yang baik untuk mengendalikan harapan karyawan. Contoh:

1. Karyawan harus ditawari beberapa bentuk pemberitahuan yang diperlukan baik melalui pernyataan tertulis atau kebijakan yang ditandatangani pada saat bekerja atau pendaftaran melalui sistem telepon.

2. Pengusaha harus memperkenalkan kebijakan untuk melarang penggunaan pribadi atas aset komunikasi (telepon, ponsel, komputer, sistem email pribadi, pesan instan) yang akan mendefinisikan praktik penggunaan yang dapat diterima untuk secara ketat membatasi penggunaan komunikasi bisnis oleh karyawan.

3. Kebijakan penggunaan yang dapat diterima melarang penggunaan komunikasi pribadi dan peralatan penyimpanan – pemutar MP3, kamera atau perekam digital, ponsel, thumb drive – untuk menjalankan bisnis Perusahaan.

4. Kebijakan Privasi harus dirumuskan untuk mengidentifikasi Informasi Identifikasi Pribadi (PPI) yang dikumpulkan tentang karyawan dan yang menentukan bagaimana PPI digunakan dan dipelihara.

Kepatuhan terhadap Electronic Communications Privacy Act (ECPA) di bisnis kecil dan menengah lebih relevan saat ini daripada sebelumnya: perangkat karyawan pribadi, perangkat lunak, dan komunikasi yang dilindungi berinteraksi terus-menerus pada aset perusahaan, secara nirkabel dan tanpa kesulitan. Mencampur komunikasi dan perangkat yang dilindungi dapat membuat aset perusahaan rusak dan membatasi bentuk hukum dari tindakan korektif yang dapat diambil untuk melindunginya.

Kepatuhan ECPA umumnya bergantung pada kebijakan: selama pemilik bisnis menerapkan kebijakan manajemen yang baik yang menetapkan harapan di awal, dan memahami apa yang boleh dan tidak diizinkan berdasarkan pengecualian penggunaan bisnis dalam Kepatuhan ECPA cukup mudah. Ini dimulai dengan niat manajemen untuk membuat kebijakan penggunaan yang baik dan dapat diterima.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button